Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp từ A đến Z và những thách thức cũng như lợi ích của việc chuyển đổi số đối với doanh nghiệp.
Tình hình chuyển đổi số của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam trở nên sôi động, đặc biệt là khối kinh tế tư nhân, khối doanh nghiệp nhỏ và vừa, vốn chiếm tỷ lệ rất lớn tại Việt Nam. Hoạt động chuyển đổi số trên thực tế đã diễn ra như một nhu cầu tự nhiên của rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng hành vi tiêu dùng đang thay đổi của khách hàng.
Thực trạng ứng dụng phần mềm
Có thể dễ dàng nhận thấy một tỷ trọng không nhỏ các doanh nghiệp đã ứng dụng các phần mềm, giải pháp vào hoạt động quản lý bán hàng, bán hàng trực tuyến, đa kênh, tiếp thị, quản lý quan hệ khách hàng, quản trị kênh phân phối (ví dụ: Juno, Yody, Shoptretho, GalleWatch, Pavietnam, Bentoni, Kitchen Art…), cụ thể:
Khoảng 100.000 cửa hàng tại Việt Nam đang sử dụng phần mềm KiotViet cho hoạt động quản lý bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ và bán hàng đa kênh; con số tương tự đối với Sapo và cũng hàng nghìn doanh nghiệp khác đang sử dụng Haravan, Nhanh…
Hàng trăm nghìn doanh nghiệp đang trực tiếp kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Sendo, Tiki, Lazada, Shopee…
Dù chưa có các thống kê, một tỷ trọng lớn các doanh nghiệp Việt Nam đã sử dụng tiếp thị số (digital marketing) như là một phương pháp tiếp thị quan trọng (chiếm khoảng hơn 20% trong tổng chi tiêu quảng cáo tại Việt Nam) trong hoạt động tiếp thị, bán hàng; các nền tảng tiếp thị số chủ yếu có thể nói đến như Facebook, Google, Youtube, Tiktok, Instagram, 24h, admicro, eclick, adtima…
Thực trạng chuyển đổi số
Đối với chuyển đổi số trong quản trị doanh nghiệp, dù rằng việc chuyển đổi còn chậm. Thể hiện qua số lượng không nhiều các doanh nghiệp ứng dụng các giải pháp ERP, HRM, E-Office, phần mềm chấm công, tính lương… có một tỷ lệ tương đối lớn các doanh nghiệp đã chuyển đổi số hoạt động quản trị, vận hành nội bộ ở mức cơ bản, thể hiện qua những thống kê sơ bộ:
Hơn 60% doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm kế toán, trong đó có gần 200.000 doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Misa,
Trên 200.000 doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử của nhiều nhà cung cấp khác nhau;
Hầu như các doanh nghiệp đều đã trang bị và sử dụng chữ ký số;
Các phần mềm khai báo thuế trực tuyến, khai báo bảo hiểm xã hội trực tuyến được ứng dụng tại đại đa số các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Rào cản khi thực hiện quy trình chuyển đổi số
Chi phí đầu tư
Doanh nghiệp cho rằng chi phí đầu tư vào các giải pháp công nghệ số và chi phí triển khai, duy trì công nghệ tương đối cao so với các chi phí khác mà doanh nghiệp đang phải chịu. Trong khi hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thể hiện rõ trong thời gian ngắn hạn.
Thay đổi thói quen, tập quán kinh doanh
Chuyển đổi số đòi hỏi phải thay đổi thói quen, tập quán kinh doanh trong khi yếu tố này được coi là lâu dài, khó khăn khi thực hiện thay đổi. Phụ thuộc nhiều vào người đứng đầu doanh nghiệp.
Thiếu nhân lực nội bộ
Thiếu chuyên gia, nhân lực nội bộ am hiểu về công nghệ số là điểm nghẽn đối với doanh nghiệp, khiến khả năng đạt thành công trong chuyển đổi số thấp hơn.
Thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ số
Hạ tầng công nghệ số được coi là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Tuy nhiên hệ quả của chi phí đầu tư cao có thể dẫn đến việc thiếu hụt cơ sở hạ tầng cần thiết để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số một cách hiệu quả và toàn diện.
Thiếu thông tin về công nghệ số
Các giải pháp và công nghệ số rất đa dạng, phong phú và liên tục được cập nhật theo nhu cầu của thị trường. Việc không nắm được thông tin về các giải pháp và công nghệ hiện có và mức độ phù hợp với doanh nghiệp có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi bước đầu áp dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Khó tích hợp các giải pháp công nghệ số
Việc sử dụng các phần mềm quản lý, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh một cách rời rạc và không có quy hoạch khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc tích hợp
Thiếu cam kết, hiểu biết của lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp
Để chuyển đổi số một cách hiệu quả cần phải có sự cam kết của lãnh đạo từ cấp giám đốc điều hành cho đến cán bộ quản lý cấp trung. Do vậy, đây là một trong các yếu tố quan trọng để tránh việc chuyển đổi số được triển khai dang dở hoặc chưa được đầu tư đúng mức.
Thiếu cam kết, hiểu biết của người lao động
Để dẫn dắt và triển khai chuyển đổi số thành công, người lao động cần phải được đào tạo đầy đủ nhận thức về tầm quan trọng của chuyển đổi số. Việc người lao động không chấp nhận rủi ro, ngại thay đổi và bước ra “vùng an toàn” có thể khiến việc triển khai chuyển đổi số trở nên gian nan hơn
Rò rỉ dữ liệu cá nhân/doanh nghiệp
Chuyển đổi số không còn là khái niệm mới, tuy nhiên e ngại về vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng các giải pháp công nghệ… khiến các doanh nghiệp chưa dám bước ra khỏi giới hạn an toàn để thay đổi.
Tỷ trọng các rào cản mà doanh nghiệp phản ánh khi chuyển đổi số như sau:
Tỷ trọng các rào cản mà doanh nghiệp
Mô tả quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp từ A – Z
Xác định mục tiêu chuyển đổi số
Xác định các mục tiêu và mục tiêu của chuyển đổi kỹ thuật số, chẳng hạn như cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao trải nghiệm của khách hàng hoặc tăng phạm vi tiếp cận thị trường.
Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng về tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và sự sẵn sàng kỹ thuật số của nó.
Đặt các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART) phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể.
Lập kế hoạch triển khai
Tạo một kế hoạch dự án chi tiết phác thảo dòng thời gian, tài nguyên và các hoạt động cần thiết cho chuyển đổi kỹ thuật số.
Xác định các rủi ro tiềm ẩn và phát triển các chiến lược giảm thiểu.
Xác định ngân sách và phân bổ nguồn lực cho phù hợp.
Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường mức độ thành công của chuyển đổi kỹ thuật số.
Xây dựng nền tảng dữ liệu, công nghệ
Đánh giá cơ sở hạ tầng công nghệ hiện có và xác định các lỗ hổng hoặc khu vực cần cải thiện.
Lựa chọn và triển khai các giải pháp dựa trên phần mềm, phần cứng và đám mây phù hợp để hỗ trợ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.
Phát triển hoặc tùy chỉnh các nền tảng kỹ thuật số, chẳng hạn như trang web, ứng dụng di động, hệ thống thương mại điện tử hoặc công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các quy định có liên quan.
Phát triển đổi ngũ nhân lực thích hợp
Xác định các bộ kỹ năng cần thiết và kiến thức chuyên môn cần thiết cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.
Đánh giá lực lượng lao động hiện tại và xác định xem có cần đào tạo hoặc tuyển dụng thêm không.
Cung cấp các chương trình và tài nguyên đào tạo để nâng cao kỹ năng của nhân viên hiện có về công nghệ kỹ thuật số.
Tuyển dụng nhân tài mới với khả năng kỹ thuật số cần thiết.
Nuôi dưỡng văn hóa học hỏi và đổi mới liên tục trong tổ chức.
Triển khai các hoạt động chuyển đổi số
Thực hiện các sáng kiến và hoạt động kỹ thuật số theo kế hoạch.
Tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào các chức năng kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng, vận hành và dịch vụ khách hàng.
Hợp lý hóa các quy trình và luồng công việc để tận dụng các công cụ kỹ thuật số một cách hiệu quả.
Đảm bảo liên lạc và cộng tác liền mạch giữa các nhóm và phòng ban khác nhau.
Đánh giá và cải thiện
Theo dõi và đo lường hiệu suất của các sáng kiến kỹ thuật số so với KPI đã xác định.
Thu thập và phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về hiệu quả của chuyển đổi kỹ thuật số.
Xác định các khu vực cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Tìm kiếm phản hồi từ nhân viên, khách hàng và các bên liên quan để liên tục nâng cao quy trình chuyển đổi kỹ thuật số.
Luôn cập nhật các công nghệ mới nổi và xu hướng thị trường để luôn dẫn đầu trong bối cảnh kỹ thuật số.
Qua việc tìm hiểu quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp từ A đến Z, chúng ta nhận thấy rằng việc chuyển đổi số đòi hỏi sự quan tâm và tập trung từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp và đây là một quá trình mang tính chiến lược.
