Mặc dù được phát minh vào cuối những năm 1970 nhưng cho đến tận ngày nay, mô hình 7S của McKinsey vẫn được nhiều doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ lựa chọn sử dụng. Vậy bạn có tò mò rằng mô hình 7S là gì? Và nó có thực sự hiệu quả như cách nhiều chuyên gia vẫn ca ngợi về nó? Nếu bạn cũng đang có những băn khoăn trên thì hãy cùng Ori Agency nghiên cứu và khám phá mô hình 7S cũng các cách triển khai và ứng dụng nó cho hiệu quả.
I. Mô hình 7S của McKinsey là gì?
Mô hình 7S của McKinsey là một trong những công cụ hoạch định chiến lược phổ biến nhất hiện nay. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng nó để phân tích các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp.
Mô hình này chỉ rõ 7 yếu tố và coi chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau mà mọi doanh nghiệp cần gắn kết, củng cố chúng để tạo ra xây dựng thương hiệu thành công. Cụ thể, 7 chữ S trong mô hình này được chia thành 2 nhóm:
- Các yếu tố cứng (Hard elements): Strategy (Chiến lược), Structure (Cấu trúc), Systems (Hệ thống)
- Các yếu tố mềm (Soft elements): Shared Values (Giá trị chung), Skills (Kỹ năng), Style (Phong cách), Staff (Nhân viên)
Doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình 7S để:
- Thực hiện các chiến lược mới thành công
- Phân tích các bộ phận chủ chốt trong doanh nghiệp bạn phối hợp với nhau như thế nào
- Tạo điều kiện thuận lợi cho những thay đổi trong tổ chức
- Giúp sắp xếp các quy trình trong quá trình sáp nhập hoặc mua lại doanh nghiệp
- Hỗ trợ tư duy quản lý trong quá trình thực hiện chiến lược và quản lý
Tuy nhiên mô hình này cũng có một số hạn chế như:
- Đòi hỏi doanh nghiệp phải tiêu tốn nhiều thời gian để thực hiện các nghiên cứu
- Chỉ tập trung vào các yếu tố bên trong mà không chú ý đến các yếu tố bên ngoài do đó nó có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn
- Yêu cầu sự giúp đỡ từ các quản lý cấp cao
II. Khám phá 7 nhân tố trong mô hình 7S của McKinsey
Để hiểu rõ hơn về mô hình này, dưới đây Ori sẽ cùng bạn khám phá chi tiết 7 chữ S được đề cập trong mô hình này.
1. Chiến lược (Strategy)
Chiến lược là bản kế hoạch của một công ty phát triển nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Nó bao gồm một chuỗi các quyết định và các bước hành động cần thiết để doanh nghiệp phản ứng với những thay đổi từ môi trường bên ngoài ví dụ như khách hàng và đối thủ cạnh tranh.
Một chiến lược hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều hơn các cơ hội bên ngoài và phát triển những nguồn lực hoặc khả năng cần thiết để biến sự thay đổi từ môi trường thành lợi thế cạnh tranh mới.
2. Cấu trúc (Structure)
Cấu trúc là sơ đồ tổ chức của công ty. Cụ thể, nó thể hiện cách các đơn vị, các bộ phận khác nhau trong công ty được tổ chức, liên kết và hoạt động với nhau cũng như nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân. So với các yếu tố khác, yếu tố này dễ thấy và dễ thay đổi hơn.
3. Hệ thống (Systems)
Hệ thống là nhân tố cứng trong mô hình 7S. Cụ thể, đây là những hoạt động chính và phụ nằm trong một phần các hoạt động hàng ngày của công ty. Hệ thống bao gồm các quy trình như phát triển sản phẩm, các hoạt động hỗ trợ như quản trị nguồn nhân lực, kế toán… Hay hiểu đơn giản hệ thống là cách nhân sự trong công ty giải quyết và thực hiện các công việc được giao.
4. Kỹ năng (Skills)
Kỹ năng bao gồm năng lực và khả năng của nhân sự trong tổ chức. Năng lực hoặc kỹ năng cốt lõi của nhân viên là những yếu tố vô hình nhưng chúng đóng vai trò chính trong việc đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tìm ra kỹ năng mà một nhân viên hay đội nhóm cần phải có để củng cố chiến lược hoặc cấu trúc mới.
5. Nhân viên (Staff)
Tài sản giá trị nhất đối với bất kỳ tổ chức nào chính là nhân viên hoặc nguồn nhân lực. Nhân viên trong mô hình 7S thường đề cập đến: số lượng nhân viên, năng lực và nhiệm vụ công việc họ cần hoàn thành, các giải pháp tuyển dụng, đào tạo, động viên và khen thưởng để nâng cao chất lượng nhân sự,...
6. Phong cách (Style)
Yếu tố phong cách trong mô hình 7S phản ánh phong cách lãnh đạo, quản lý, cách tương tác, ứng xử với nhân viên của cấp trên.
7. Giá trị chia sẻ (Shared values)
Các giá trị được chia sẻ là thành phần cốt lõi của mô hình 7S. Yếu tố này đề cập đến hệ thống giá trị, tiêu chuẩn, chuẩn mực đạo đức, thái độ và niềm tin của doanh nghiệp. Đây được coi là thành phần cơ bản nhất của một tổ chức để cung cấp nền tảng cho sáu yếu tố khác.
III. 5 bước ứng dụng mô hình 7S của McKinsey cho doanh nghiệp
1. Phân tích thực trạng doanh nghiệp hiện tại
Để áp dụng thành công mô hình 7S, trước hết bạn cần phải tìm hiểu thực trạng, tình hình hiện tại của doanh nghiệp liên quan đến 7 yếu tố đã liệt kê ở phía trên và phân tích chúng thật kỹ lưỡng.
Bạn có thể theo dõi và trả lời các câu hỏi được đề xuất dưới đây để kiểm tra tình trạng doanh nghiệp mình:
1.1. Chiến lược
- Mục tiêu chiến lược của công ty bạn là gì?
- Bạn sử dụng các nguồn lực và khả năng của mình như thế nào để đạt được điều đó?
- Điều gì làm cho bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh?
- Làm thế nào để bạn cạnh tranh trên thị trường?
- Làm thế nào để bạn có kế hoạch thích ứng khi đối mặt với các thay đổi trong thị trường?
1.2. Cấu trúc
- Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bạn là gì?
- Ai là người đưa ra các quyết định? Ai báo cáo cho ai?
- Các quyết định được đưa ra ở các cấp quản lý cao nhất tại các trụ sở chính hoặc công ty mẹ hay được thực hiện ở các cấp quản thấp hơn trong hệ thống quan lý?
- Thông tin được chia sẻ trong toàn bộ công ty của bạn như thế nào?
1.3. Hệ thống
- Đâu là những hoạt động của doanh nghiệp bạn?
- Làm thế nào để bạn theo dõi tiến độ công việc?
- Đâu là quy trình và quy tắc mà các đội nhóm trong doanh nghiệp bạn tuân thủ để luôn đi đúng hướng?
1.4. Kỹ năng
- Năng lực cốt lõi của doanh nghiệp bạn để tạo lợi thế cạnh tranh là gì?
- Doanh nghiệp bạn có lỗ hổng kỹ năng nào hay không?
- Nhân sự có đủ kỹ năng để thực hiện công việc của họ không?
- Bạn làm gì để theo dõi, đánh giá và cải thiện kỹ năng nhân sự?
1.5. Nhân viên
- Doanh nghiệp bạn có bao nhiêu nhân viên?
- Doanh nghiệp bạn yêu cầu những gì ở một nhân sự trong thời điểm hiện tại?
- Nhân sự của bạn có đang thiếu bất kỳ kỹ năng nào so với điều yêu cầu của doanh nghiệp bạn không?
- Bạn cần phải làm gì để giải quyết chúng?
1.6. Phong cách
- Phong cách quản lý ở doanh nghiệp bạn như thế nào?
- Làm thế nào để các nhân viên làm quen với phong cách quản lý của doanh nghiệp bạn?
- Nhân viên của bạn đang cạnh tranh hay hợp tác khi làm việc?
- Sản phẩm, nhiệm vụ, hành vi nào sẽ được lãnh đạo khen thưởng?
1.7. Giá trị chia sẻ
- Sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp bạn là gì?
- Giá trị lý tưởng và thực tế của doanh nghiệp bạn là gì?
- Các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp bạn là gì?
- Làm thế nào để công ty kết hợp những giá trị này trong các hoạt động hàng ngày?
2. Xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được
Xác định mục tiêu doanh nghiệp bạn muốn đạt được trong tương lai và tối ưu thiết kế tổ chức bằng sự trợ giúp của ban quản lý cấp cao. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đặt mục tiêu hơn và đưa ra một kế hoạch hành động vững chắc để thực hiện các chiến lược.
Vì ban đầu, nhiều khả năng, bạn vẫn sẽ chưa biết đâu là thứ mình muốn đạt được nên bạn sẽ phải thu thập dữ liệu và có cái nhìn rộng hơn về thị trường bằng cách nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và cách họ phản ứng với những sự thay đổi của tổ chức.
3. Xây dựng kế hoạch hành động (Action Plan)
Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định những mục nào cần được thiết kế, sắp xếp lại. Và công ty bạn sẽ thực hiện điều đó như thế nào hoặc bằng các phương án nào. Kết quả của bước này là một bản kế hoạch hành động liệt kê chi tiết các bước cụ thể hơn để đạt được mục tiêu mong muốn.
4. Triển khai kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động có thành công hay không phụ thuộc vào người triển khai chúng. Vì vậy, bạn cần chắc chắn đã giao nhiệm vụ cho đúng nhân viên để họ có thể phát huy tối đa thế mạnh của mình từ đó giúp doanh nghiệp đạt được thành công. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thuê các chuyên gia để tư vấn và hướng dẫn thực hiện quá trình trên.
5. Kiểm tra và điều chỉnh 7 yếu tố trong mô hình cho phù hợp
7 yếu tố được liệt kê trong mô hình 7S của McKinsey có thể thường xuyên thay đổi nên việc kiểm tra và xem xét chúng định kỳ là hoạt động cần thiết. Bởi mỗi thay đổi trong một nhân tố sẽ ảnh hưởng đến tất cả các yếu tố còn lại. Điều này buộc bạn phải xây dựng lại một mô hình, tổ chức mới.
IV. Học hỏi cách áp dụng mô hình 7S của McKinsey từ Coca-Cola & McDonald's
Để nắm rõ và hiểu tường tận cũng như có thể áp dụng mô hình 7S một cách hiệu quả nhất thì bây giờ hãy cùng Ori nghiên cứu cách Coca-Cola và McDonald's sử dụng mô hình này.
1. Coca-Cola
1.1. Chiến lược
Định hướng chiến lược kinh doanh được xác định rõ ràng và được truyền đạt tới tất cả nhân viên và các bên liên quan. Điều này giúp thương hiệu này dễ dàng quản lý hiệu suất, hướng dẫn và đưa ra các chiến lược khác nhau phù hợp với tình hình kinh doanh. Ngoài ra Coca-Cola còn đặt ra các mục tiêu SMART được thiết lập với thời hạn ngắn và dài phù hợp để với chiến lược kinh doanh để giúp doanh nghiệp phát triển. Bên cạnh đó, Coca-Cola cũng đề ra cả những chiến lược nhằm giải quyết những áp lực cạnh tranh thông qua các biện pháp thích ứng linh hoạt với các thay đổi của thị trường, đồng thời phát triển các xu hướng và nhu cầu của người tiêu dùng.
1.2. Cấu trúc
Cấu trúc tổ chức Coca-Cola theo mô hình phân cấp với bộ phận ở trụ sở chính chịu trách nhiệm đưa ra hướng dẫn chung cho các công ty con và duy trì cấu trúc khu vực. Tuy nhiên, các bộ phận khác nhau ở các quốc gia vẫn chịu trách nhiệm đưa ra một số quyết định, phân tích thị trường và xây dựng các chiến lược tiếp thị phù hợp với thị trường. Dù vậy, Coca-Cola sẽ vẫn có những giám sát viên để kiểm tra những hoạt động này nhằm chắc chắn rằng chúng phù hợp với giá trị, hình ảnh thương hiệu.
1.3. Hệ thống
Các hệ thống tại Coca-Cola được xác định và phân chia rõ ràng nhằm đảm bảo các hoạt động kinh doanh được quản lý hiệu quả, trơn tru. Và chủ yếu các hệ thống được phân chia theo tính chất phòng ban bao gồm: Quản trị nhân lực, Tài chính, Marketing, Vận hành, Bán hàng… Tất cả những phòng ban này đều có các công cụ hoặc phương pháp được thiết kế riêng nhằm đánh giá hiệu suất, trách nhiệm cũng như liên kết giữa các bộ phận.
1.4. Phong cách
Phong cách quản lý tại Coca-Cola là phong cách lãnh đạo hợp tác (Participative Leadership Style), Hiểu đơn giản Coca-Cola yêu cầu mỗi nhân viên cùng tham gia đóng góp ý kiến vào hầu hết hoặc tất cả quyết định của công ty. Điều này cho phép các cấp lãnh đạo thường xuyên tương tác với nhân viên để tìm ra và giải quyết nhanh chóng các nguyên nhân tiềm ẩn xung đột cũng như hoạch ra các chiến lược phù hợp. Đồng thời, nhân viên cũng cảm thấy được tôn trọng và là một phần không thể thiếu của công ty. Ngoài ra, phương pháp này vừa giúp nhân viên xây dựng tính cạnh tranh vừa giúp xây dựng sự hợp tác để đat được mục tiêu công việc.
1.5. Nhân viên
Coca-Cola hiện đang sở hữu hàng nghìn nhân viên trên toàn cầu. Tất cả nhân viên đều được đào tạo để làm quen với công ty, các giá trị đạo đức mà công ty xây dựng cũng như đảm bảo kỹ năng để hoàn thành công việc yêu cầu. Ngoài ra, thương hiệu đồ uống giải khát này cũng triển khai các hoạt động chuẩn hóa tuyển dụng và giữ chân nhân sự.
1.6. Kỹ năng
Coca-Cola luôn tự hào về chất lượng nhân sự với kỹ năng đã đạt đến trình độ chuyên gia để đảm bảo yêu cầu công việc. Ngoài ra thương hiệu này cũng cực kỳ chú trọng đến trọng trong việc nâng cao kỹ năng và năng lực chuyên môn cho nhân sự. Vì vậy họ tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên nhằm đem đến cơ hội cho nhân viên của mình được học tập và phát triển. Đồng thời thông qua các hoạt động này, Coca-Cola cũng muốn biến chính nhân viên của mình thành nhân tố cốt lõi để cạnh tranh trên thị trường.
1.7. Giá trị chia sẻ
Các giá trị cốt lõi cũng được xác định và truyền đạt đầy đủ nhằm xây dựng một cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả, nâng cao động lực và cam kết giữa nhân viên với doanh nghiệp. Các giá trị này bao gồm: Sáng tạo, Trung thực, Minh bạch, Trách nhiệm, Tin cậy, Chất lượng. Ngoài ra, Coca-Cola còn xây dựng một nền văn hóa hòa nhập, tôn vinh, trân trọng sự đa dạng về nguồn gốc, tôn giáo, tín ngưỡng,... giữa các nhân viên.
2. McDonald's
2.1. Chiến lược
Dẫn đầu về chi phí (Cost Leadership Strategy) là chiến lược đã được McDonald’s áp dụng từ lâu. Thương hiệu này cố gắng cung cấp nhiều loại sản phẩm cho khách hàng với mức giá thấp nhất có thể. Ngoài ra, McDonald’s còn đặt ra các mục tiêu SMART để đạt được các mục đích ngắn hạn và dài hạn của mình. Những mục tiêu này đồng thời cũng được truyền đạt rõ ràng tới tất cả nhân viên để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nắm rõ và thống nhất với nhau.
2.2. Cấu trúc
Vì McDonald’s có mặt ở hàng chục quốc gia và có quy mô kinh doanh lớn nên nhiều người có thể nghĩ rằng thương hiệu đồ ăn nhanh này có một cấu trúc phân cấp (hierarchical structure) chặt chẽ. Tuy nhiên, McDonald’s lại được tổ chức theo cấu trúc nằm ngang (Flat structure) và quản lý của mỗi cửa hàng thường nhận nhiệm vụ quản lý nhân viên. Mặc dù có sự hiện diện của một số cấp quản lý nhưng tất cả nhân viên đều làm việc theo nhóm và có thể dễ dàng trao đổi với lãnh đạo cấp cao nếu cần thiết.
2.3. Hệ thống
McDonald’s có một số hệ thống giải quyết các công việc từ bán hàng, tiếp thị đến vận hành hay quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả. Ngoài ra, họ còn liên tục đổi mới để làm cho hệ thống của họ tốt hơn. Chẳng hạn, một trong những nỗ lực của thương hiệu này là giảm thời gian đặt hàng xuống 30 giây.
2.4. Giá trị chia sẻ
Các giá trị cốt lõi của McDonald's là: Phục vụ, Hòa nhập, Trách nhiệm, Cộng đồng và Gia đình. Các yếu tố này giúp McDonald's thể hiện giá trị và lợi ích thương hiệu nhằm hướng đến phục vụ nhiều đối tượng khách hàng, khuyến khích tinh thần đồng đội giữa các nhân viên, cũng như đóng góp các lợi ích cho cộng đồng.
2.5. Kỹ năng
McDonald’s đặc biệt chú trọng đến kỹ năng nhân viên. Vì vậy họ thường xuyên tổ chức đào tạo, các buổi hội thảo để đảm bảo mỗi nhân sự có thể cung cấp chất lượng dịch vụ hoàn hảo nhất đến khách hàng.
2.6. Phong cách
Cấp trên tương tác với nhân viên ở các cấp độ khác nhau. Đồng thời thương hiệu này còn khuyến khích và yêu cầu nhân viên của mình chia sẻ, phản hồi, đóng góp ý kiến để thay đổi phương pháp kinh doanh cũng như chiến lược tiếp thị cho phù hợp.
2.7. Nhân viên
McDonald’s được xem là chuỗi nhà hàng lớn thứ hai thế giới khi tính theo doanh thu và có hơn 200.000 nhân viên trên toàn thế giới. Đội ngũ nhân sự của McDonald’s là một “đại gia đình toàn cầu” với sự tôn trọng về tôn giáo, tín ngưỡng, xuất thân khác nhau giữa các thành viên.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin, kiến thức hữu ích về mô hình 7S nổi tiếng này. Nếu thấy bài viết giá trị thì đừng quên theo dõi fanpage Ori Marketing Agency để liên tục cập nhật những bài viết mới về chiến lược quản trị doanh nghiệp cũng như các thông tin mới nhất liên quan đến tiếp thị và truyền thông.
