Bật mí cách xây dựng KPI cho phòng marketing hiệu quả

1. Chủ doanh nghiệp không biết cách xây dựng KPI cho phòng Marketing - Nguyên nhân do đâu?

Khả năng xây dựng và quản lý KPI cho phòng Marketing là một trong những yếu tố then chốt đối với sự thành công của một chủ doanh nghiệp trong thời đại số hóa ngày nay. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn đối diện với khó khăn khi thử nắm bắt cách thức hoạt động của KPI. Kết quả, họ có thể không biết được liệu chiến dịch tiếp thị đang mang lại giá trị thực sự hay không và đôi khi còn lãng phí nguồn lực vào những hoạt động không hiệu quả.

Vậy nguyên nhân do đâu? Có nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến tình trạng chủ doanh nghiệp không biết cách xây dựng KPI cho phòng marketing, bao gồm:

Chủ doanh nghiệp thiếu kiến thức về Marketing, kinh doanh theo kinh nghiệm: Một số chủ doanh nghiệp có thể thiếu kiến thức chuyên môn về lĩnh vực marketing và kinh doanh. Họ có thể đã thành công dựa trên kinh nghiệm cá nhân hoặc kỹ năng kỹ thuật, nhưng không hiểu rõ về cách áp dụng các chiến lược Marketing hiện đại. Từ đó khiến họ khó lòng thiết lập KPI cụ thể và hiệu quả
Chưa đặt mục tiêu và hoạch định chiến lược rõ ràng cho Marketing: Không đặt ra mục tiêu cụ thể và không có chiến lược tiếp thị định hình là một vấn đề phổ biến. Khi không có hướng đi rõ ràng, việc xác định KPI trở nên mơ hồ
Tập trung quá nhiều vào khách hàng mới: Chủ doanh nghiệp có thể dồn toàn bộ sự tập trung vào việc thu hút khách hàng mới mà bỏ qua chăm sóc và xây dựng KPI về khách hàng cũ. Điều này có thể dẫn đến mất cơ hội tận dụng và phát triển mối quan hệ với khách hàng cũ - là nguồn tiềm năng quý báu cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp quá nhỏ, thiếu tài nguyên và thời gian để thực hiện KPI: Doanh nghiệp có quy mô nhỏ có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện KPI do thiếu tài nguyên và thời gian. Xây dựng và theo dõi KPI đòi hỏi sự đầu tư về nguồn lực và công sức, điều mà các doanh nghiệp nhỏ hơn thường khó có thể làm được

2. Tại sao cần xây dựng KPI cho phòng Marketing?

Xây dựng KPI cho phòng Marketing là một bước quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp với nhiều quy mô và ngành nghề khác nhau. Lý do chính là KPI giúp đo lường và định hình hiệu suất của phòng Marketing trong việc thúc đẩy sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Cụ thể, việc xây dựng KPI cho phòng Marketing còn có các lý do sau:

Đo lường hiệu suất: Đo lường hiệu suất giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu cụ thể về hoạt động. Doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra. Thông qua việc đo lường hiệu suất, doanh nghiệp có thể đánh giá được thành tựu và khuyết điểm. Từ đó xác định được những điểm cần cải thiện và những điểm mạnh cần được duy trì
Xác định mục tiêu cụ thể: Đặt ra mục tiêu cụ thể giúp định hình hành động cho toàn bộ doanh nghiệp. Nhân viên và các bộ phận cần phải biết rõ mục tiêu. Mục tiêu cụ thể cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng mọi người đang làm việc theo hướng đúng
Tối ưu hóa nguồn lực: Bằng cách tối ưu hóa nguồn lực, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc thông qua việc sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn. Sử dụng nguồn lực một cách tối ưu giúp tăng năng suất làm việc và cải thiện lợi nhuận
Định hướng và phân phối công việc: Chủ doanh nghiệp có thể biết chính xác vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên của từng phòng ban. Từ đó, các hoạt động được phân phối đúng cách giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động một cách hợp nhất và hiệu quả
Tạo động lực cho nhân viên: Bằng cách đảm bảo rằng công việc của nhân viên liên quan và thỏa mãn nhu cầu cá nhân. Từ đó thúc đẩy động lực, tạo sự cam kết cao hơn từ phía nhân viên, giúp làm việc chăm chỉ hơn để đạt được mục tiêu
Tạo báo cáo và thuyết phục cấp quản lý: Xây dựng KPI giúp tổ chức cung cấp thông tin quan trọng cho cấp quản lý để có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Thuyết phục cấp quản lý dựa trên dữ liệu giúp hiểu rõ hơn về tình hình và có thể đưa ra các biện pháp cần thiết
Phát triển chiến lược dựa trên dữ liệu: Dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định chính xác tình hình hiện tại và định hướng cho chiến lược tương lai. Dựa trên dữ liệu KPI, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược một cách linh hoạt để đáp ứng thay đổi trong môi trường kinh doanh

3. Các chỉ số xây dựng KPI cho trong phòng Marketing ở từng bộ phận

Xây dựng KPI cho phòng Marketing đòi hỏi sự chú ý đến từng bộ phận bên trong doanh nghiệp để đảm bảo rằng các chỉ số phản ánh đúng hiệu suất. Hiện nay chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều chỉ số xây dựng KPI theo dựa theo nhu cầu quy mô chiến dịch của phòng Marketing.

3.1. Chỉ số xây dựng KPI cho bộ phận nghiên cứu Marketing

Các chỉ số xây dựng KPI giúp bộ phận nghiên cứu trong Marketing đo lường và đánh giá hiệu suất của các hoạt động. Từ đó có thể đảm bảo rằng chiến lược Marketing hiệu quả và đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp. Chỉ số KPI cũng giúp trong việc quyết định phân bổ nguồn lực và ngân sách tiếp thị vào các kênh và chiến dịch mà đem lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp.

ROI Marketing (Return on Investment): Xác định tỷ lệ giữa lợi nhuận thu được từ các hoạt động tiếp thị và chi phí đầu tư vào các chiến dịch tiếp thị
Giá trị vòng đời của khách hàng (Customer Lifetime Value - CLV): Đo lường giá trị toàn bộ mà một khách hàng mang lại cho doanh nghiệp trong thời gian dài. Điều này bao gồm doanh số bán hàng, mua sắm lặp lại và các dịch vụ khác mà khách hàng có thể sử dụng
Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng (Conversion Rate): Đánh giá tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế thông qua các chiến dịch tiếp thị
Chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra đối với từng khách hàng tiềm năng đến từ từng kênh khác nhau (Cost per Acquisition - CPA): Xác định chi phí để thu hút một khách hàng tiềm năng từ mỗi kênh tiếp thị, giúp đánh giá hiệu suất của từng kênh
Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu cho từng chiến dịch cụ thể (Campaign Conversion Rate): Đo lường tỷ lệ chuyển đổi mục tiêu được đặt ra trong từng chiến dịch Marketing cụ thể, đảm bảo rằng chiến dịch đạt được kết quả dự kiến
Chỉ số đánh giá mức độ nhận diện thương hiệu: Số lượt click, số lượng người hâm mộ trên các kênh truyền thông xã hội, lượt tiếp cận bài viết, lượt thảo luận…: Đây là các chỉ số đánh giá mức độ nhận diện thương hiệu và tương tác của thương hiệu trên các nền tảng truyền thông xã hội và trực tuyến. Từ đó đo lường sự tiếp cận, tương tác, và tầm ảnh hưởng của thương hiệu trên các kênh này

3.2. Chỉ số KPI phòng Trade Marketing

Chỉ số KPI cho phòng Trade Marketing là những phép đo quan trọng giúp xác định sự thành công của các chiến dịch tiếp thị, sự hiện diện trên thị trường và sự tương tác với đối tác thương mại. Với sự chú tâm vào những chỉ số này, phòng Trade Marketing có thể phát triển chiến lược tiếp thị mạnh mẽ và đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ luôn nằm trong tầm nhìn của khách hàng và đối tác thương mại.

Doanh thu: Đây là chỉ số quan trọng vì bộ phận Trade Marketing liên quan trực tiếp đến việc xác định xem khách hàng có thực hiện việc mua hàng tại doanh nghiệp hay không. Doanh thu thể hiện giá trị doanh số bán hàng và sự thành công của các chiến dịch tiếp thị
Mức độ tăng trưởng: Chỉ số này thể hiện phần trăm tăng trưởng doanh số của năm nay so với năm trước, đồng thời so sánh với mặt bằng chung của ngành và đối thủ trên thị trường. Điều này giúp đánh giá hiệu suất và sự cạnh tranh của doanh nghiệp
Số điểm bán: Đây là chỉ số thể hiện mức độ bao phủ sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường. Nó đo lường phần trăm sản phẩm của doanh nghiệp xuất hiện trên các điểm bán khác nhau, đánh giá sự hiện diện và phân phối sản phẩm
Lượng bán hàng: Chỉ số này được sử dụng để xác định mức độ hiệu quả của các kênh phân phối. Nó đo lường số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán ra và giúp đánh giá sự thụ động của sản phẩm trên thị trường

3.3. Chỉ số KPI cho quảng cáo

Các chỉ số KPI dành cho quảng cáo giúp xác định hiệu suất chiến dịch quảng cáo, tạo ra cơ sở dữ liệu giá trị để điều chỉnh chiến lược Marketing. Nắm vững các chỉ số KPI quảng cáo đảm bảo rằng các nỗ lực vào các chiến dịch quảng cáo vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Chi phí quảng cáo trên 1000 khán giả mục tiêu (Cost per Mille - CPM): Để đánh giá hiệu quả của từng kênh quảng cáo, doanh nghiệp cần tính toán chi phí quảng cáo để tiếp cận 1000 khán giả mục tiêu (CPM). Chỉ số KPI về CPM giúp doanh nghiệp so sánh hiệu suất của các kênh quảng cáo và tối ưu hóa nguồn lực
Mức độ nhận biết sản phẩm (Brand Awareness): Đây là chỉ số thể hiện tỷ lệ người dùng nhận ra sản phẩm của doanh nghiệp trên tổng số người mà doanh nghiệp tiếp cận được. Quá trình đánh giá mức độ nhận biết sản phẩm giúp xác định sự tạo dấu ấn của thương hiệu trên thị trường
Doanh thu của sản phẩm được quảng cáo (Revenue from Advertised Product): Đo lường tổng doanh thu được tạo ra bởi sản phẩm hoặc dịch vụ được quảng cáo. Bộ phận quảng cáo có thể theo dõi doanh số bán hàng từ tất cả các kênh bán hàng và phân loại theo nguồn gốc quảng cáo hiệu quả
Tỷ lệ phần trăm người dùng nhận biết chi tiết trong thông điệp quảng cáo (Ad Message Recall Percentage): Đo lường tỷ lệ người dùng nhận ra và nhớ chi tiết quảng cáo, như slogan hoặc thông điệp quảng cáo cụ thể
Đánh giá của khách hàng (Customer Feedback): Thu thập và đánh giá ý kiến và phản hồi từ khách hàng về chiến dịch quảng cáo, bao gồm sự hài lòng và ý kiến đóng góp để cải thiện
Mức độ ưa thích của khách hàng (Customer Preference): Đo lường mức độ ưa thích của khách hàng đối với thông điệp quảng cáo, sản phẩm hoặc thương hiệu. Điều này có thể thể hiện qua các cuộc khảo sát hoặc thăm dò ý kiến

3.4. Chỉ số xây dựng KPI cho Social Media Marketing

Các chỉ số KPI về Social Media Marketing giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất chiến dịch, đảm bảo rằng thông điệp được thấy và tương tác. Đồng thời doanh nghiệp có thể theo dõi khả năng tiếp cận với khách hàng trên các mạng xã hội. Những chỉ số xây dựng KPI dành cho Social Media Marketing bao gồm: 
Tương tác (Engagement): Đo lường sự tương tác của người dùng với nội dung và thông điệp mà bộ phận Marketing muốn truyền tải trên mạng xã hội. Các chỉ số tương tác bao gồm số lượt like, bình luận, chia sẻ và các tương tác khác 
Độ tiếp cận (Reach): Đo lường số lượng người thấy nội dung và đo lường tốc độ tăng hoặc giảm của tỷ lệ tiếp cận. Chỉ số Reach giúp bộ phận Social Media Marketing theo dõi khả năng tiếp cận với khách hàng trên mạng xã hội và điều chỉnh chiến lược phù hợp
Lưu lượng truy cập từ nguồn tham khảo (Referral Traffic): Đo lường lượng khách hàng truy cập fanpage Facebook, website của doanh nghiệp thông qua các tương tác và liên kết từ mạng xã hội. Sự tương tác ổn định sẽ tạo nên lượng khách hàng truy cập ổn định vào các nền tảng này, đóng góp vào sự phát triển và thịnh vượng của doanh nghiệp
Số lượng người dùng hỏi mua sản phẩm khi nhận được thông điệp quảng cáo (Inquiry Rate): Đo lường số lượng người dùng hoặc khách hàng tiềm năng liên hệ hoặc tương tác với doanh nghiệp sau khi nhận thông điệp quảng cáo

3.5. Chỉ số KPI cho team SEO

Các chỉ số KPI dành cho team SEO giúp đánh giá hiệu suất và thành tựu của chiến dịch SEO và đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để điều chỉnh chiến lược SEO theo hướng tối ưu hóa. Bao gồm:

Rank từ khóa (Keyword Rankings): Đo lường vị trí của các từ khóa quan trọng trong kết quả tìm kiếm của các công cụ tìm kiếm như Google. Mục tiêu là cải thiện sự xuất hiện và thứ hạng của trang web trên các từ khóa quan trọng

Tỷ lệ website leads (Lead Conversion Rate): Đây là tỷ lệ của lượt truy cập trang web đã chuyển đổi thành thông tin liên hệ hoặc leads. Điều này có thể được theo dõi bằng cách sử dụng các biểu đồ và công cụ theo dõi chuyển đổi

Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate): Đo lường tỷ lệ chuyển đổi từ các lượt truy cập trang web thành các hành động mong muốn như mua sản phẩm, đăng ký, hoặc thực hiện cuộc gọi điện thoại. Điều này giúp xác định hiệu suất của trang web trong việc chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự

Dựa vào báo cáo phân tích thị trường cẩn thận, các bộ phận đã có cơ sở đặt ra những KPI hợp lý và có giá trị. Những dữ liệu và thông tin này cung cấp cái nhìn rõ ràng về hiệu suất của doanh nghiệp và cơ hội để phát triển. Bằng cách xây dựng KPI dựa trên nền tảng của những dữ liệu phân tích mạnh mẽ này, có thể xác định mục tiêu cụ thể và đảm bảo rằng các hoạt động tiếp thị và kế hoạch kinh doanh đang đóng góp mạnh mẽ vào việc đạt được mục tiêu kinh doanh và cải thiện sự cạnh tranh.

3 - Đối chiếu mức KPI ở bên trên và kết quả hoàn thành KPI hiện tại của từng phòng và trend theo từng giai đoạn để điều chỉnh phù hợp

Bước quan trọng thứ ba trong việc xây dựng và quản lý KPI là đối chiếu mức KPI. Việc này giúp chúng ta hiểu rõ sự phù hợp của KPI và đánh giá xem liệu bộ phận có đang thực hiện đúng hướng hay cần điều chỉnh. Đối chiếu KPI với kết quả thực tế cần được thực hiện đều đặn theo từng giai đoạn. Như vậy, mới có thể nắm bắt xu hướng hiệu suất và điều chỉnh chiến lược của từng phòng làm việc một cách khoa học.

Nếu có bất kỳ sai lệch nào giữa mục tiêu và kết quả thực tế, cần tiến hành điều chỉnh để đảm bảo rằng mục tiêu được thực hiện đúng cách. Do đó, giúp đảm bảo rằng các bộ phận trong Marketing luôn tập trung vào các hoạt động có thực sự mang lại giá trị và đóng góp vào mục tiêu kinh doanh và đáp ứng hiệu suất của từng phòng làm việc.

4 - Thiết lập khoảng thời gian rõ ràng cho từng KPI

Bước cuối cùng trong quá trình xây dựng KPI quan trọng là thiết lập khoảng thời gian rõ ràng cho từng chỉ số KPI. Khi đặt một KPI, cần phải xác định một khung thời gian cụ thể để theo dõi và đánh giá hiệu suất của nó. Từ đó mới có cái nhìn trực quan về sự phát triển và tiến độ trong việc đạt được mục tiêu.

Việc thiết lập khoảng thời gian rõ ràng giúp đảm bảo có thời hạn cụ thể để đối chiếu và đánh giá KPI và cũng giúp theo dõi xu hướng và sự biến đổi trong hiệu suất theo thời gian. Điều này làm cho quá trình quản lý và đánh giá KPI trở nên hiệu quả hơn, các hoạt động đang diễn ra theo kế hoạch và mục tiêu được đúng hẹn.

5. Kết luận

Xây dựng KPI là một quá trình quan trọng và cần thiết trong quản lý hiệu suất và chiến lược kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào đặc biệt là đối với bộ phận Marketing. Xây dựng KPI cho phòng Marketing giúp định rõ mục tiêu, đo lường hiệu suất và theo dõi sự tiến bộ trong việc đạt được những mục tiêu này.

Khi xây dựng KPI, dữ liệu lịch sử và phân tích thị trường cung cấp căn cứ cho việc đặt mức KPI hợp lý. Khoảng thời gian cụ thể và sự linh hoạt trong việc điều chỉnh KPI là yếu tố quan trọng để theo dõi và đánh giá hiệu suất. Cuối cùng, việc tạo báo cáo và chia sẻ kết quả giúp tổ chức duy trì sự tập trung và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả.